Cómo aprovechar al máximo una conferencia de prensa para tu empresa

Una conferencia de prensa va más allá de solo reunir medios de comunicación, hay que brindarles un mensaje de valor entre otros aspectos para tener éxito

Paulina García

Una conferencia de prensa es un acto de caracter informativo organizado por una persona o empresa con el fin de dar a conocer un evento noticioso al que están invitados medios de comunicación con la intención de que repliquen este mensaje a través de sus canales.

Estas acciones pueden traer muchos beneficios a tu empresa si sabes organizarlas de manera adecuada, por eso es que en este post de blog te explicamos cómo aprovechar al máximo este recurso.

Antes de que continúes leyendo, te invitamos a leer esta entrada que habla sobre 5 claves para un boletín de prensa exitoso.

Sigue con nosotros y conoce todo lo necesario para organizar una rueda de prensa exitosa, te compartimos información de valor.

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Conferencia de prensa: ¿cuándo es necesaria?

Un error bastante común entre las empresas que no tienen experiencia organizando este tipo de eventos es convocar a los periodistas para compartir información que bien pudo dar a conocerse mediante un boletín de prensa.

Entonces, la primera clave para que tu conferencia de prensa tenga éxito entre los reporteros, es saber qué anuncios tienen la relevancia para convocar a los medios, a continuación, te damos cinco ejemplos.

• Presentaciones de CEO o Directores Generales
• Lanzamientos de productos innovadores
• Compartir información exclusiva y de interés público como estudios, informes o reportes
• Cuando hay una emergencia o una crisis alrededor que involucra a tu empresa
• Cuando el acontecimiento incluye a un personaje destacado a quien los medios deberían tener acceso.

Por último, recuerda que no es recomendable realizar una conferencia de prensa muy a menudo. Es un evento especial y debe ser tratado como tal.

Sigue con nosotros, más adelante te decimos qué se necesita previo, durante y después de una rueda de prensa.

Medios de comunicación, periodistas, boletines y lo necesario para su preparación

Como lo mencionamos al principio del post, no solo basta con reunir a los periodistas para llevar a cabo una conferencia de prensa, hay mucho trabajo detrás de ello, por eso es muy importante que la organización sea llevada de la mano de un equipo de expertos.

Ahora, te contamos qué es lo que necesitas tener en cuenta antes, durante y después de una rueda de prensa, toma nota:

• Antes:

Define bien el tema, toma en cuenta las recomendaciones que ya leíste.

Diseña un save the date y una invitación para los reporteros, mismos que deberás compartir con ellos mínimo un mes antes del evento. Posteriormente, confirma su asistencia vía telefónica.

Redacta los mensajes clave que tu o tus voceros compartirán con la prensa, adicionalmente, también es recomendable elaborar un boletín para que los periodistas que no pudieron asistir tengan la información.

Asegúrate de que se lleve a cabo en espacio adecuado y de fácil acceso para los medios de comunicación, sí o sí ofrece catering dependiendo de la hora del evento.

Arma giveaways con productos útiles y brandeados, por ejemplo, bocinas, libretas, plumas, memorias USB, etc.

• Durante:

Recibe personalmente a los reporteros.

Toma registro de quienes asistieron.

Reparte los giveaways junto con el boletín de prensa, es una buena idea meter este documento en un código QR que los periodistas puedan escanear después.

Mantente pendiente de las necesidades de los medios, por ejemplo, que tengan buena conexión a internet o que pasen al catering y de las solicitudes que realicen.

• Después:

Asegúrate de compartir con los medios asistentes y con tu base de datos el boletín. Agradece la presencia de quienes asistieron.

Monitorea las notas que se publicaron sobre tu conferencia de prensa.

Realiza un post mortem con todos los detalles del evento.

Te recomendamos leer este post de blog que habla sobre por qué es importante contratar una agencia de RP. Estamos por terminar, sigue con nosotros.

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Principales errores en una rueda de prensa

Para finalizar, estos son los errores más comunes que las empresas cometen al organizar una conferencia:

• Lugar de difícil acceso a periodistas, siempre es recomendable llevar a cabo las conferencias en lugares céntricos o con transporte a la mano. En su defecto, puedes brindar vans particulares para el fácil desplazo de los medios.
• No redactar un boletín de prensa, pues los reporteros que no pudieron asistir no tendrán la información y por lo tanto, menos se amplifica tu mensaje.
• No tener un tema atractivo para los medios, por más grande o conocida que sea tu compañía, si la información no es relevante, los periodistas no asistirán o no publicarán
• No tener un lugar definido para la prensa, toma en cuenta que los medios necesitan un espacio exclusivo en donde el audio sea adecuado y les sea posible tomar buenas fotos o videos, dales preferencia en los asientos delanteros.

Ahora que ya sabes cómo sacarle máximo provecho a una conferencia de prensa, es fundamental que quienes la organicen, tengan la experiencia necesaria de manejar cualquier imprevisto.

En Agencia Digital ZC somos expertos en organizar conferencias de prensa, si estás próximo al lanzamiento de un producto o quieres dar a conocer una noticia importante para tu empresa, contáctanos, podemos ayudarte. Tenemos amplio contacto con los medios de comunicación adecuados.