Comunicar con credibilidad, el valor de un vocero preparado

Este artículo se publicó originalmente en septiembre de 2020 y se actualizó en julio 2025 para entregarte un contenido más preciso, exhaustivo y al día

Un vocero eficaz es clave para comunicar lo complejo con claridad, credibilidad y empatía en contextos exigentes y desafiantes en los medios de información

Ana Rechy y Eduardo Delgadillo

Dentro de una estrategia de Relaciones Públicas se plantean todos los escenarios posibles para comunicar eficazmente. Sin embargo, hay crisis o situaciones inesperadas que exigen voceros bien preparados, capaces de traducir lo complejo con claridad, empatía y credibilidad.

Para esos momentos, es muy importante contar con el apoyo de expertos en comunicación y así crear sistemas que ayuden a aminorar el impacto negativo en la reputación de una compañía y se puedan gestionar mensajes claros, coherentes y oportunos ante públicos clave.

En Agencia Digital ZC construimos soluciones que ayuden a transmitir lo que realmente se necesita cuando una situación pone en peligro la imagen de una empresa y también generamos una conversación positiva en la prensa o incluso en redes sociales.

En este blog abordaremos, la importancia de entregar un mensaje oportuno y tener un vocero que sea empático ante las diversas audiencias, y también de cómo realizar una planificación correcta en tiempos crisis para saber cómo actuar y tener un resultado favorable.

Además, crear una conversación que sea efectiva es lo ideal, así que aquí compartiremos algunos consejos que pueden funcionar al momento de tener que comunicar temas complejos. Aunque realmente no se le desea a nadie, siempre es bueno estar preparados. ¡Adelante!

 Comunicar correctamente siempre será un reto

Transmitir un mensaje a través de los medios de comunicación representa un verdadero reto, ya que no se trata únicamente de emitir palabras o información, sino de asegurar que el contenido sea comprendido en su totalidad por la audiencia.

Cabe destacar, que la prensa en la actualidad juega un papel crucial, pues la rapidez con la que circula la información puede distorsionar el mensaje original. Por ello, las noticias deben ser cuidadosas, precisas y adaptadas a un público diverso y exigente.

Primero, se tiene que designar un vocero, necesita ser alguien que tenga dominio sobre sus emociones, que tenga buena memoria, de carácter noble, pero firme, que conozca la situación y domine cada dato relevante de la compañía. Además, que esté alineado con los valores que se buscan comunicar.

Posteriormente, se implementará una estrategia con mensajes clave que incluya acciones como boletines de prensa, conferencias, foros, entre otros espacios, con el objetivo de fortalecer el vínculo con la comunidad y fomentar su participación, utilizando tanto medios tradicionales como digitales.

Aquí, es donde el rol de las Relaciones Públicas se vuelve fundamental, ya que esta disciplina actúa como un enlace entre empresa y su entorno, ayudando a mejorar todos los mensajes que se van a compartir notablemente ante la opinión pública.
En definitiva, comunicar seguirá siendo un desafío constante si una persona no se prepara. Pero con estrategia, formación y responsabilidad, es posible lograr que el mensaje no sólo se escuche, sino que también se comprenda y genere el impacto deseado. Sigue con la lectura.

Voceros con empatía, la clave para transmitir

En temas complejos, es decir, en situaciones donde hubo algún herido, un fallecimiento o un error grave, nunca se debe subestimar la situación. Si como compañía se comete una equivocación se tiene que reconocer y compartir las acciones que se están realizando para resarcir el daño.

Por ello, toda la información que se quiera comunicar deberá estar alineada en el tono solemne que el escenario amerita. Desde las redes sociales, hasta los comunicados de prensa e incluso durante una conferencia o foro.

Los voceros, al transmitir un mensaje ante la prensa, tienen la responsabilidad de generar un impacto mediático que fortalezca la confianza y credibilidad. Por esta razón, en la actualidad hay media training, los cuales están diseñados para preparar a estos responsables y optimizar el discurso.

Asimismo, se debe tener empatía para contestar y tener en mente la lista de temas sensibles en donde se fijan las posturas en asuntos que pudieran dañar la imagen de la compañía. Una buena forma es usando la técnica del puente, misma que ayudará a comunicar mejor la información.

Prepararse adecuadamente y seleccionar a los representantes perfectos es clave para transmitir los mensajes de manera clara y profesional ante una situación de crisis reputacional. Contar con un plan garantizará una postura efectiva. ¡Continúa leyendo!  

 Saber comunicar en redes sociales es fundamental 

En Agencia Digital ZC sabemos que el entorno digital ha abierto la puerta para que diversa información ponga en peligro la reputación de una compañía. Las redes sociales han hecho que estas estén más expuestas, ya que cualquier error o malentendido puede viralizarse en cuestión de minutos.

Ante este escenario, es primordial contar con una estrategia de RRSS para comunicar temas complejos de forma clara y accesible. Esto implica adaptar el lenguaje, utilizar recursos visuales, segmentar el mensaje y elegir los canales adecuados para lograr mayor impacto y comprensión

La gestión adecuada de estas plataformas requiere análisis constante de datos. Medir el alcance, la interacción y el sentimiento del público ayuda a identificar oportunidades y posibles riesgos, facilitando la toma de decisiones para fortalecer la imagen corporativa.

De igual forma, es importante resaltar que el vocero de una empresa debe tener en cuenta que la información que publique en Facebook o Linkedin puede ser tomada como una declaración oficial, y que los medios de comunicación pueden utilizarla para citar a la firma.

Finalmente, la actualización constante durante temas complejos es necesaria ya que se podrá conocer el sentir y pensar de la audiencia, permitiendo a la compañía comunicar y crear un vínculo de confianza. Estamos por terminar. ¡Desliza!

¿Contar con una estrategia para manejar la crisis? 

Las empresas están expuestas a diferentes riesgos y situaciones complicadas, tanto internas como externas, que pueden afectar su imagen. Un manejo de crisis efectivo es aquel que incluye una estrategia de comunicación desarrollada por una agencia de Relaciones Públicas.

Al mismo tiempo, el discurso del vocero deberá estar basado en los mensajes clave y temas sensibles que se desarrollaron para enfrentar un entorno complicado para que sepan qué comunicar. Esto garantizará que haya una coherencia total en la información.

La postura de la empresa se desarrolla en coordinación con las áreas involucradas de la organización como legal, dirección general y corporativa, y sobre todo de la agencia de RP que ayudará a tener una gestión de crisis y tener impacto positivo a la prensa.

También es importante que en una estrategia se conozca lo que se quiere comunicar, lo que no se deberá decir, cómo responder ante preguntas difíciles, los mensajes en redes sociales y todos los detalles para mejorar o limpiar la imagen de una marca.

En Agencia Digital ZC, ayudamos a las empresas a tener un manejo de crisis ideal para que estas situaciones no dañen el entorno, de igual forma, gestionamos prácticas que facilitan el entendimiento de los principios que tiene la compañía.

El objetivo es minimizar el impacto negativo a la hora de comunicar y proteger la imagen de cada cliente, garantizando una respuesta ágil y efectiva ante cualquier eventualidad. Gracias por llegar hasta aquí, te invitamos a que sigas nuestras redes sociales como @agenciadigitalzc.