Conferencia de prensa: atrae a los medios de comunicación

Lograr una buena convocatoria en una conferencia de prensa depende de varios factores. Quédate leyendo, te damos nuestros mejores consejos.

Paulina García

Una conferencia de prensa es una herramienta poderosa para generar cobertura mediática y dar a conocer tu mensaje, ya sea un lanzamiento de producto, un anuncio corporativo o una causa importante.

Sin embargo, atraer a los medios de comunicación no siempre es sencillo. Debes tomar en cuenta que hoy en día, los equipos de reporteros son más pequeños, lo que implica un menor tiempo en su agenda, pues una sola persona debe cubrir varias fuentes.

El éxito de un evento como estos depende en gran medida de la planificación previa. Elegir el lugar adecuado, definir un horario conveniente para los periodistas y preparar materiales de prensa de calidad, son pasos esenciales para captar su interés.

Además, es crucial identificar y anticipar las preguntas clave que los asistentes podrían tener, lo que permitirá proyectar una imagen profesional, confiable y estar preparado para prevenir una crisis.

Es importante mencionar que, siempre recomendamos a los voceros encargados de participar en este tipo de encuentros mediáticos, cuenten con un Media Training previo, pues estos eventos suelen someterlos a situaciones de mucho estrés.

¿Tienes una conferencia de prensa en puerta y quieres saber cómo invitar periodistas y tener éxito? Quédate leyendo, te damos nuestros consejos más valiosos para que esto suceda.

Invitación atractiva para conferencia de prensa exitosa

La invitación es tu primera oportunidad para generar interés en los medios de comunicación. Diseña una profesional y visualmente atractiva, incluyendo los detalles clave, por ejemplo, los que enlistamos a continuación.

• Qué: tema principal de la conferencia. Opta por un título llamativo y que dé pie a la información que abordarás en el evento. Debe ser corto para que resalte del resto del texto.

• Cuándo y dónde: debes especificar la fecha, hora y dirección completa del evento. Asegúrate de que estos datos sean claros para evitar confusiones. De preferencia usa íconos para representar cada apartado y así se distingan fácilmente.

• Por qué es relevante: explica el valor noticioso o la importancia de la conferencia. Personaliza el mensaje según el medio y el periodista, destacando cómo el contenido del evento podría ser relevante para su público.

Asegúrate de incluir un llamado a la acción claro, como confirmar asistencia o registrarse en un formulario en línea. Esto no solo facilita la organización de la rueda de prensa, sino que también permite medir el interés de los invitados.

Recuerda también utilizar un diseño atractivo. El uso de colores corporativos, logotipos y una tipografía clara puede marcar la diferencia entre una invitación destacada y una que pase desapercibida.

Finalmente, envíala con suficiente anticipación. Esto permite a los periodistas organizar su agenda y reservar el espacio necesario para asistir. Sigue leyendo.

¿Cómo generar interés en los medios de comunicación?

Es uno de los puntos más importantes, pues los reporteros siempre buscan historias relevantes y novedosas. Si la información les resulta atractiva y útil, es más probable que asistan. Asegúrate de que tu conferencia de prensa ofrezca:

• Primero, contenido sobresaliente y actual, es una de las principales razones por las que los medios de comunicación deciden acudir a un evento.
• Datos exclusivos, como resultados de estudios, tendencias del sector o anuncios importantes. Esta información es más relevante si la fuente es directamente de la empresa que organiza el evento.
• La posibilidad de entrevistar a los voceros, pues algunos periodistas buscan complementar la información que se compartió con un acercamiento 1:1, así que aparta tiempo para ello.

Considera el storytelling. Los periodistas valoran los testimonios reales o casos de éxito que puedan ilustrar el impacto de tu anuncio. Una buena historia puede ser demasiado efectiva.

También proporciona elementos visuales que complementen tu mensaje, como videos, infografías o demos. Esto no solo hace que tu contenido sea más atractivo, sino que también facilita su publicación en plataformas digitales.

Asegúrate de que tus voceros estén preparados para responder preguntas de manera clara y concisa. La coherencia en el mensaje es fundamental para evitar malentendidos o interpretaciones incorrectas.

Por último, evita sobrecargar a los asistentes con demasiada información. Enfócate en los puntos clave y deja tiempo para preguntas y respuestas, permitiendo a los periodistas profundizar en los temas que consideren más importantes. Continúa con nosotros.

Momento y lugar adecuados para conferencia de prensa

El éxito de tu conferencia de prensa también depende de cuándo y dónde la realices. Desde nuestra experiencia podemos decirte que elijas un horario estratégico, como la mañana, para maximizar la asistencia.

Selecciona un lugar cómodo, accesible en transporte público y con las instalaciones necesarias para los medios de comunicación, como excelente sonido, conexión a internet y espacio para equipos.

Asegúrate de contar con un buen sistema de proyectores si planeas utilizar presentaciones. Los problemas técnicos pueden distraer y restar profesionalismo a tu evento. También es importante tener áreas designadas para entrevistas.

De igual forma considera un espacio que no solo sea adecuado, sino también memorable. Un venue emblemático o relacionado con el tema de tu anuncio puede generar un impacto visual que complemente la narrativa de la conferencia de prensa.

Toma en cuenta la comodidad de los asistentes. Proporcionar estacionamiento o transporte y un buen catering mejora la experiencia general y deja una buena impresión en los medios de comunicación.  

Un lugar estratégico puede marcar la diferencia en el nivel de asistencia y atención que reciba tu conferencia. Estamos por terminar, quédate con nosotros y descubre cómo generar excelentes resultados de tu evento.

H3) Notas de prensa efectivas antes y después del evento

La promoción previa es esencial para asegurar una buena asistencia a la conferencia de prensa. Recuerda que la agenda de los medios de comunicación es cada vez más limitada, por lo que es recomendable enviar un recordatorio antes de la fecha pactada.

Lo mejor es siempre compartirles por correo un boletín y cualquier material adicional que pueda ser útil para sus notas, como fotos y videos. En ocasiones, este contiene información que pudo pasar desapercibida.

Ahora, si lograste cobertura mediática, compártela en las redes sociales y en el sitio web de tu compañía. Esto no solo amplifica el impacto de tu evento, sino que también demuestra a los reporteros que valoras su trabajo.

Considera siempre mantener el contacto con los periodistas que asistieron. Una relación profesional sólida puede facilitar futuras colaboraciones y aumentar las posibilidades de que tomen a tu marca como una fuente confiable.

Para finalizar, identifica qué aspectos podrían mejorarse en la próxima conferencia de prensa. La retroalimentación de los periodistas y el análisis de los resultados te ayudarán a perfeccionar tu estrategia y garantizar el éxito.

En Agencia Digital ZC somos expertos en la planificación de eventos con medios de comunicación. Escríbenos a contacto@agenciadigitalzc.com y uno de nuestros expertos de pondrá en contacto contigo.